MANAJEMEN FILE

A.PENGERTIAN MANAJEMEN FILE

Manajemen File atau sering disebut dengan file sistem pada sistem operasi merupakan sebuah metode yang digunakan oleh sistem operasi komputer untuk mengorganisasikan file-file yang terdapat pada disk. Dengan adanya manajemen file akan mengurasi tingkat hilangnya file pada sistem akibat kelalaian kita baik disengaja maupun tidak disengaja. Misalnya data terhapus secara tidak disengaja selain itu dengan adanya manajemen file atau file sistem memudahkan kita untuk melakukan pencarian data.

Selain itu dengan manajemen file memungkinkan pengguna untuk dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar sehingga dapat menhemat media penyimpanan data dengan cara melakukan penghapusan data secara berkala data-data yang tidak terpakai.

B.MANFAAT MANAJEMEN FILE

Manfaat manajemen file adalah untuk mengatur data penting dan menyediakan database yang dapat dicari untuk pengambilan cepat.

C. FUNGSI MANAJEMEN FILE PADA SISTEM OPERASI

*Mekanisme atau cara kerja pemakaian file secara bersama.

*Menciptakan, memodifikasi dan menghapus file.

*Dapat atau mampu melakukan Backup dan recovery untuk mencegah kehilangan file karena kecelakaan atau adanya usaha untuk menghancurkan file.

*Pemakai dapat mengacu file dengan simbolik (symbolic name) tidak menggunakan penamaan yang mengacu pada perangkat fisik.

*Menciptakan agar lingkungan sensitif, informasi dapat tersimpan dengan aman dan rahasia.

*Sistem file juga Menyediakan interface user friendly.

D. TIPE TIPE FILE PADA SISTEM OPERASI

Ada 3 tipe file didalam sistem operasi yaitu:

*File Reguler: File yang isinya informasi, terdiri atas file ASCII dan biner. File ACSII berisikan baris teks, sedangkan file biner berupa exe yang mempunyai struktur internal yang hanya diketahui oleh sistem operasi. Struktur internalnya file biner hasil program aplikasi, hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.

*File Direktori: Merupakan file yang dipunyai sistem untuk mengelola struktur sistem file. File ini berisikan informasi mengenai file-file yang termasuk dalam direktori itu.

*File Spesial: Merupakan nama logik perangkat masukan (input)/ keluaran (output) yang dapat dipandang sebagai file. Pemakai atau user dihindarkan dari kesulitan operasi perangkat masukan/keluaran.

E. CARA MANAJEMEN FILE YANG BAIK DAN EFEKTIF

Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, yaitu sebagai berikut cara manajemen file:

A. Membangun Sistem “Document Filing” serta Penamaannya

apabilan anggota selalu convert file secara manual, sebaiknya mulai manajemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Harus memastikan anggota tahu dimana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak perlu membuka satu-satu.

B. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu dibutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Dapat menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

C. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Apabila menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:

-Security, ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.

-Keterbatasan, tidak semua tool gratis yang tersedia gratis seluruhnya.

-Beberapa fitur mengharuskan untuk mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen.

-Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

D. Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windowsdisini letak permasalahannya, banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

E. Simpan Data di Lokasi yang Sama Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file

Pengertian manajemen file yaitu mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan untuk menemukan file yang diinginkan. Dan jangan pernah mencampurnya.

F. Menggunakan Shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi

dibandingkan harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.

G. Shared Document

Shared document ini dapat berupa Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya yang akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.

F. PENGERTIAN FILE,DATA,FOLDER,DAN DOKUMEN

A.File adalah kumpulan dari data dan informasi yang saling berhubungan dan juga tersimpan di dalam ruang penyimpanan sekunder. Definisi file dapat juga diartikan sebagai arsip atau data yang tersimpan di dalam komputer

B.Data merupakan bentuk jamak dari datum yang memiliki arti sesuatu yang diberikan. Dalam penggunaan sehari-hari, data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Data juga merupakan sebuah hasil dari pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa kata-kata maupun angka

C.folder adalah suatu tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau bahkan folder lain yang berisi file-file. Istilah ini sering digunakan dalam bidang kearsipan dan komputer.

D.dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan

G. STRUKTUR FILE PADA SISTEM OPERASI WINDOWS

Windows merupakan sistem operasi yang paling banyak di gunakan oleh pengguna komputer di seluruh dunia. Mengapa? tentu saja tampilannya yang user friendly sangat mudah di gunakan oleh user. Selain itu Windows juga membuat struktur direktori yang mudah di gunakan.

Ada 3 Sistem File yang terdapat di dalam sistem operasi ini:

1. FAT 16: Sistem file ini di perkenalkan pada tahun 1981 melalui MS-DOS. Pada saat mendesainnya sistem ini hanya di peruntukan untuk mengatur file pada floopy drive saja, namun semakin di kembangkan sehingga dapat juga untuk mengatur file pada harddisk. Sistem file ini juga compatible untuk semua OS yang ada pada saat itu, seperti Windows 95/98/me, OS/2, bahkan juga Unix. Namun kekurangan dari sistem file ini, tidak adanya dukungan untuk kompresi, enkripsi dan kontrol akses dalam partisi.

2. FAT 32: merupakan pengembangan dari FAT 16 sehingga kemampuan harddisk menjadi lebih baik lagi. Seperti kebalikannya dari FAT 16, FAT 32 tidak dapat di gunankan oleh sembarang sistem operasi dengan kata lain tidak semua OS dapat menggunakan sistem file ini.

3. NTFS: merupakan terobosan baru yang benar-benar berbeda dari teknologi sebelumnya, seperti sebuah gebrakan sistem file ini sudah mendukung untuk kompresi file, enkripsi data dan cluster serta peningkatan security yang jauh lebih baik. New Technologi File System merupakan kepanjangan dari NTFS, yang dapat di gunakan hanya pada Windows NT dan semua keluarganya.

H. CONTOH PARTISI MANAJEMEN FILE

I.PERBEDAAN FOLDER DAN FILE BESERTA CONTOH

File adalah file. File tersebut berupa konten multimedia, data teks, gambar, aplikasi, installer, dan lain-lain (file memiliki ekstensi tersendiri tergantung jenisnya). Folder adalah tempat untuk menyimpan file dan tidak memiliki ekstensi.

Jika file adalah file atau kumpulan data yang terlambat dibuat, sedangkan folder adalah kumpulan beberapa file.

file adalah jenis jenis data yang lebih spesifik sedangkan folder biasanya disebut dengan directory / direktori, dapat diartikan sebagai media penyimpanan. Contoh file adalah file gambar, file musik, file video, file document, serta file file lainnya.

J. SUB FOLDER BESERTA CONTOH

Di dalam sebuah folder kita bisa membuat folder-folder tambahan. Folder di dalam folder disebut juga dengan "Sub Folder".

H. CONTOH PARTISI MANAJEMEN FILE

I.PERBEDAAN FOLDER DAN FILE BESERTA CONTOH

Jika file adalah file atau kumpulan data yang terlambat dibuat, sedangkan folder adalah kumpulan beberapa file.

J. SUB FOLDER BESERTA CONTOH

Di dalam sebuah folder kita bisa membuat folder-folder tambahan. Folder di dalam folder disebut juga dengan "Sub Folder".

K. SIFAT FILE

Pengoperasian sebuah manajemen file, tentunya sangat berhubungan dengan file-file yang digunakan. Sebaiknya Anda juga mengetahui tentang sifat yang dimiliki oleh sebuah file.

Berikut ini beberapa hal yang perlu untuk Anda ketahui:

1. Persistance

Informasi mampu bertahan walaupun proses yang pembangkitannya sudah berakhir ataupun catu daya telah dimatikan.

Dengan adanya properti yang satu ini, maka file tetap dapat digunakan pada beberapa hasil yang akan didapatkan dari suatu proses dan bisa digunakan pada masa mendatang.

2. Ukuran File (Size)

Umumnya manajrmen file mempunyai ukuran yang cukup besar. Dengan begitu akan memungkinkan terjadinya penyimpanan berbagai macam informasi yang perlu untuk disimpan secara rapat-rapat.

3. Sharability

File bisa digunakan pada berbagai macam proses dalam akses informasi yang dilakukan secara kongruen.

L. SASARAN MANAJEMEN FILE

Adapun untuk sasaran sistem file yang diantaranya yaitu:

*Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi pemakai atau user.

*Untuk menjemin data yang terdapat pada file ialah valid.

*Untuk optimasi kinerja.

*Untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi beragam tipe perangkat penyimpanan.

*Untuk meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan data.

*Untuk menyediakan sekumpulan rutin interface masukan “input” dan keluaran “output”.

*Dan untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi banyak pemakai “user” di sistem multiuser.

M. ARSITEKTUR PENGELOLAAN FILE

Pengolahan File meliputi:

1. Sistem Akses : Berkaitan dengan bagaimana cara data yang disimpan pada file diakses.

2. Manajemen file : Berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file seperti :

Penyimpanan

Pengacuan

Pemakaian bersama

Pengamanan

Manajemen Ruang Penyimpan : Berkaitan dengan alokasi ruang untuk file di perangkat penyimpan.

Mekanisme Integritas File: Berkaitan dengan jaminan informasi pada file tak terkorupsi.

N. SISTEM FILE

File system adalah sebuah proses yang mengatur di mana dan bagaimana sebuah data disimpan dan diakses dalam disk penyimpanan.

Nah, disk penyimpanan yang paling umum digunakan adalah hard disk drive (HDD), hard drive, atau storage device lainnya.

Intinya, file system ini mengatur pengoperasian di dalam sebuah disk yang terhubung ke komputer, tetapi tidak bisa terlihat oleh user atau manusia yang menggunakan komputer tersebut.

Hal-hal yang biasa diatur meliputi storage management, pemberian nama pada file, folder–folder, metadata, pengaturan mengenai akses data, dan lainnya.

Beberapa file system yang paling umum digunakan dan mungkin pernah kamu dengar yaitu File Allocation Table 32 (FAT 32), New Technology File System (NTFS), dan Hierarchical File System (HFS).

O. PENAMAAN FILE

Nama berkas atau file name adalah nama yang diberikan oleh sistem berkas kepada sebuah berkas atau direktori tertentu. Meski oleh sistem berkas penamaan dilakukan dengan menggunakan angka-angka dalam sistem bilangan biner, sistem operasi dapat menerjemahkan angka-angka biner tersebut menjadi karakter yang mudah dipahami oleh manusia. Gabungan antara nama berkas dan nama direktori tempat berkas tersebut berada disebut dengan "path".

Sebagai contoh, umpamakan ada sebuah berkas bernama "dokumen.doc" yang diletakkan di dalam direktori dengan nama "Dokumen". Jika direktori induk dari direktori "Dokumen" adalah C:\, maka nama path yang dibentuknya adalah "C:\Dokumen\dokumen.doc".

Setiap sistem berkas memiliki cara penamaan berkasnya masing-masing. Sistem berkas FAT, misalnya, menggunakan 11 bita karakter untuk merepresentasikan sebuah nama berkas, yang dibagi ke dalam dua buah field, nama berkas (8) dan nama ekstensi berkas (3). Selain jumlah karakter, jenis karakter juga ditentukan oleh sistem berkas. Beberapa sistem operasi mengizinkan beberapa karakter khusus, seperti !, ~, $, #, & untuk digunakan sebagai nama berkas, tetapi lainnya tidak. Selain itu, beberapa nama juga bisa tidak dapat digunakan sebagai nama berkas, karena berkas tersebut telah digunakan oleh sistem operasi. Sebagai contoh, adalah AUX, COM, LPT, PRN, dalam sistem operasi DOS.

P. MANIPULASI FILE

Hal hal yang dilakukan:

-membuat dan menghapus file

-membuka dan menutup file

-membaca, menulis, dan mereposisi file

-menentukan dan mengeset atribut file

Q. ATRIBUT FILE

Atribut file adalah dimana sebuah file atau directori bisa eksis atau sebuah file mempunyai atribut yang berbeda antara sistem operasi satu dengan yang lainnya. Atribut file digunakan oleh sistem operasi untuk memisahkan tipe-tipe file. Setiap file di windows mempunyai atribut tersendiri sesuai dengan kepentingan file tersebut terhadap sistem. Misalnya, tipe file yang tidak boleh dihapus oleh user diberi attribut system, jadi ketika file manager (windows explorer) akan menampilkannya, file beratribut sistem tersebut tidak akan ditampilkan.

Beberapa atribut file :

-Tipe File : Menentukan Tipe File

-Jumlah link : Jumlah link untuk file tersebut.

-Pemilik (Owner) : Menentukan siapa pemilik file tersebut.

-Group : Menentukan group yang memiliki file tersebut.

-Jumlah Karakter : Menentukan ukuran file dalam byte.

– Waktu Pembuatan : Menentukan kapan file terakhir dimodifikasi.

-Nama File : Menentukan nama file yang dimaksud.